Inefficiënte schoonmaakroosters, onduidelijke communicatie met het schoonmaakbedrijf en vergeten taken zijn zo gemaakt. Deze issues leiden al snel tot extra kosten, slechtere hygiëne of ontevreden collega’s.
Veelvoorkomende missers zijn onder meer het niet afstemmen van schoonmaaktaken op de werkelijke behoeftes, onjuiste taakverdeling tussen facilitair beheer en schoonmaakpersoneel, en onduidelijke controle van het onderhoudsplan. Zelfs zoiets als het overslaan van specifieke ruimtes zoals de vergaderruimtes of sanitaire voorzieningen wordt vaak vergeten, met alle gevolgen van dien.
In deze beschrijving ontdek je 9 veelgemaakte fouten bij het plannen van periodieke kantooronderhoud. Zo neem je facilitaire planning, hygiënebeleid, communicatie met schoonmaakbedrijven en het naleven van arbo richtlijnen gegarandeerd serieus. Daarmee voorkom je onnodige problemen en blijft jouw kantoor schoon, veilig en representatief voor iedereen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij periodiek kantooronderhoud?
Je wilt voorkomen dat periodiek kantooronderhoud uitloopt op chaos, onnodige kosten of ontevreden medewerkers. Toch zien wij als Schoonmaak Totaal vaak dezelfde misstappen terugkeren in bedrijven in Amsterdam, Rotterdam en Eindhoven. Het herkennen en vermijden van deze fouten zorgt voor een fris kantoor, gezonde werkomgeving en bespaart tijd én geld.
- Geen helder schoonmaakplan: Zonder een gestructureerde schoonmaakplanning laat je makkelijk plekken liggen of wordt werk dubbel gedaan. Denk aan vergeten sanitair of overlappende taken bij de pantry.
- Slechte communicatie: Onvoldoende overleg tussen facilitair management, schoonmakers en medewerkers leidt tot misverstanden over wie wat wanneer doet.
- Te weinig onderhoudsmomenten: Door enkel incidenteel schoon te maken, hopen bacteriën en stof zich op wat gezondheidsklachten en klachten over de uitstraling veroorzaakt.
- Gebrek aan controle en evaluatie: Door niet regelmatig te inspecteren of het schoonmaakwerk voldoet aan de afgesproken normen (zoals de NEN 2075-norm) kun je als facilitair verantwoordelijke het overzicht verliezen.
Hoe kan structuur kantooronderhoud optimaliseren?
Bij een modern kantooronderhoud wordt gewerkt met een stappenplan dat alle partijen inzicht en overzicht biedt. Processen als tijdsloten plannen via software zoals Facilitor of CleanManager, zijn niet meer weg te denken in organisaties zoals CBRE en grotere kantoorpanden in Utrecht. Ook gebruiken wij deze tools om onze schoonmaakteams per ruimte, type taak en frequentie in te plannen.
- Doelstellingen formuleren: Bepaal samen heldere resultaten, bijvoorbeeld een altijd frisse entree en hygiënische werkplekken.
- Ruimtes en taken inventariseren: Breng in kaart welke kantoren, vergaderruimtes en sanitaire voorzieningen er zijn en welke onderhoudsvormen vereist zijn.
- Schoonmaakaannemer kiezen: Zet criteria uit qua ervaring, reviews, certificeringen (ISO 9001), milieuaspecten en communicatie.
- Periodieke controles inboeken: Plan vaste evaluatiemomenten en inspectierondes, zodat de schoonmaakkwaliteit geborgd blijft.
Risicofactoren bij slecht gepland kantooronderhoud
Grote kantoren, distributiecentra en adviesbureaus (denk aan Deloitte en ING) die onvoldoende aandacht besteden aan periodieke reiniging, lopen risico’s als imagoschade, ziekteverzuim en hogere onverwachte schoonmaakfacturen. Gezonde werkplekken worden steeds belangrijker met het oog op de Wet Arbeidsomstandigheden en onderzoek van het RIVM naar binnenmilieu en werkplezier in Nederlandse kantoorgebouwen.
- Hygiëneproblemen: Stille hot spots zoals toetsenborden, muizen en deurklinken zitten snel vol bacteriën als je ze overslaat.
- Tijdverlies: Medewerkers zoeken schoon materiaal of klagen over lege zeepdispensers, wat de productiviteit direct aantast.
- Extra kosten voor dieptereiniging: Verwaarloosde ruimtes vereisen uiteindelijk dure, intensieve schoonmaak of zelfs renovatie.
- Verminderde werknemerstevredenheid: Een rommelig kantoor heeft aantoonbaar effect op motivatie en werkplezier.
Checklist voor foutloos onderhoud van jouw kantoor
Je voorkomt de meeste valkuilen met een gestructureerde checklist, iets dat vastgoedbeheerders en kantoorverantwoordelijken steevast gebruiken bij organisaties als ASR en buitenlandse marktleiders zoals ISS Facility Services.
- Bepaal vaste tijden en frequenties: Kies logisch: elke dag bureaus, wekelijks dieptereiniging toiletten, maandelijks tapijten.
- Teamverantwoordelijkheden afspreken: Breng iedereen op de hoogte van procedures via interne communicatiekanalen of een ondertekend protocol.
- Monitoren via dashboards: Gebruik digitale tools voor live feedback, meldingen bij afwijkingen, en automatische rapportages.
- Betrek medewerkers: Maak het melden van schoonmaakissues laagdrempelig – bijvoorbeeld met QR-codes op sanitaire ruimtes.
Veelgemaakte fouten samengevat & hoe jij ze vermijdt
Hieronder vind je de negen hardnekkige fouten die wij signaleren bij het plannen van periodiek kantooronderhoud:
- Geen concreet onderhoudsschema
- Onvoldoende takenoverzicht
- Tijdsdruk en uitstelgedrag
- Gebrekkige coördinatie
- Te weinig bijsturing en aanpassing
- Het negeren van ARBO-regels
- Vertrouwen op verouderde middelen of producten
- Alleen gefocust op zichtbare plekken
- Te weinig training van schoonmaakteam
Wil je weten hoe wij met een slim totaalplan voor jouw kantoor deze fouten structureel kunnen voorkomen? Vraag nu direct een gratis offerte periodiek kantooronderhoud aan en wij denken persoonlijk met je mee.
Meest gestelde vragen
1. Wat zijn de 9 meest gemaakte fouten bij periodiek kantooronderhoud plannen?
Je onderschat misschien hoe vaak simpele planningfouten ontstaan bij periodiek kantooronderhoud. Wij zien dat onduidelijke verantwoordelijkheden, het ontbreken van een vaste schoonmaakfrequentie, geen up-to-date onderhoudsplan en te weinig communicatie met gebruikers echte valkuilen zijn. Ook te klein budget, alleen schoonmaken bij klachten, verwaarlozing van specialistisch onderhoud, tijdstippen plannen buiten kantoortijden en geen koppeling met andere facilitaire diensten komen vaak voor.
Deze fouten leiden tot ontevreden medewerkers, onhygiënische werkplekken en soms zelfs gezondheidsklachten. Wil jij je kantooronderhoud preventief aanpakken en direct een professioneel schoonmaak abonnement verkennen? Bekijk dan onze pagina: Schoonmaak abonnement voor bedrijven.
2. Waarom leidt slechte communicatie vaak tot fouten bij kantooronderhoud?
Zonder duidelijke communicatie tussen jou, het facilitair management en het schoonmaakbedrijf ontstaan er snel misverstanden. Wij merken vaak dat taken dubbel worden uitgevoerd of helemaal over het hoofd worden gezien, simpelweg omdat niemand weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Een gezamenlijk periodiek overleg voorkomt verrassingen en minimaliseert klachten.
Wij adviseren om vaste checklists en heldere contactmomenten vast te leggen. Transparantie in planning houdt het hele team scherp en zorgt ervoor dat je schoonmaakkwaliteit structureel hoog blijft. Wil je meer weten over onze aanpak van periodieke schoonmaakdiensten? Lees hoe wij dit aanpakken op onze dienstpagina voor periodiek schoonmaakonderhoud.
3. Hoe voorkom je dat onderhoudskosten onverwacht stijgen door planningsfouten?
Veel bedrijven vergeten regelmatig kleine werkzaamheden te plannen, waardoor achterstallig onderhoud ontstaat. Deze fout zie je pas later terug in plotselinge dure reparaties en hogere uitgaven voor dieptereinigingen. Wij adviseren om een jaarlijks onderhoudsbudget te reserveren en periodieke controles te integreren – zo blijf je verrassingen voor.
Consequent, preventief schoonmaken is altijd goedkoper dan reactief herstelwerk. Wil jij dit professioneel laten beheren zonder zorgen? Overweeg dan om je kantoor schoonmaak uit te besteden aan specialisten en ontdek alle voordelen op onze pagina: Kantoor schoonmaak uitbesteden.
