Het begint met een slimme werkschema, duidelijke tijdsindeling en overleg met alle betrokkenen. Je let op de verschillende ruimtes, zoals vergaderzalen, de receptie en sanitaire voorzieningen. Zo voorkom je dat afval zich ophoopt of (hardnekkige) vlekken ontstaan tijdens drukke bijeenkomsten.
Vooraf stem je af wie verantwoordelijk is voor taken als tussentijds schoonmaken, legen van prullenbakken en het desinfecteren van oppervlakken, zeker wanneer er veel gasten zijn. Zet handige checklists in, werk met duidelijke tijdsplanningen en zorg voor voldoende schoonmaakmiddelen op de juiste plekken. Zo loop je nooit tegen verrassingen aan.
Na afloop pas je snel en efficiënt de eindschoonmaak toe: denk aan vloerreiniging, tafels schoonmaken en het herstellen van een frisse, nette omgeving. Met een doordachte aanpak blijft jouw kantoor altijd klaar voor het volgende grote moment.
De essentie van schoonmaakplanning bij kantoorevenementen
Kantoorevenementen en vergaderingen brengen extra drukte en intensief gebruik van ruimtes met zich mee. Of je nu een inspiratiebijeenkomst in het WTC Amsterdam organiseert of een kwartaalvergadering voor Sodexo in Utrecht houdt, het organiseren van de schoonmaak bepaalt voor een groot deel de ervaring die je gasten hebben en hoe het kantoor er na afloop bijstaat. Sinds de opkomst van flexibele werkconcepten en hybride werken – denk aan Spaces en coworking spaces – zijn schoonmaakprotocollen veranderd en verder geoptimaliseerd om aan de eisen van steeds wisselende groepen en evenementen te voldoen.
Het belang van een doordacht schoonmaakplan voor meetings
Je voorkomt onverwachte situaties door vooraf een schoonmaakplan te maken, afgestemd op het type bijeenkomst, het aantal deelnemers en de aard van de ruimte. Goede voorbereiding voorkomt dat er tijdens of direct na een belangrijk event afval blijft liggen of sanitaire voorzieningen te wensen overlaten. Wij werken met realtime planningssystemen zoals Cleanjack en FacilityApps waarmee je precies kunt afstemmen wanneer onze schoonmakers nodig zijn, zelfs als tijden wijzigen.
- Samenwerking met facility management: Door samen te werken met facility managers van organisaties als CBRE of ISS wordt onze planning geïntegreerd in de totale eventlogistiek. Zo weet iedereen precies wie, wanneer en waar aan de slag gaat.
- Flexibele schoonmaakroosters: Dankzij flexibele roosters en korte communicatielijnen kun je eenvoudig opschalen als blijkt dat er meer bezoekers zijn of aanvullende ruimtes worden gebruikt.
Schoonmaak inplannen tijdens een bedrijfsbijeenkomst: Stappenplan
Elk schoonmaakschema begint met inzicht in het verloop van de dag en de dynamiek van het event. Onze eigen projectleider, Julia van Schoonmaak Totaal, stemt altijd de volgende stappen af:
- Inventarisatie van de evenementlocatie en benodigde diensten: Welke ruimtes worden gebruikt? Zijn er break-out rooms, pantry’s of extra sanitaire voorzieningen nodig?
- Afstemmen op het draaiboek van het event: Wij koppelen onze schoonmaaktijden aan bijvoorbeeld lunchpauzes of koffiemomenten, zodat niemand hinder ondervindt en je ruimtes altijd schoon houdt.
- Keuze van de juiste schoonmaakfrequentie: Denk hierbij aan het tussentijds legen van afvalbakken, snel poetsen van sanitaire ruimtes en afnemen van aanraakvlakken zoals deurklinken en tafeloppervlakken.
- Inzet van getrainde schoonmaakspecialisten: Al onze medewerkers zijn gecertificeerd volgens VCA- of RAS-eisen en bekend met hospitality binnen zakelijke omgevingen.
- Gebruik van innovatieve middelen: Voor grote events benutten wij machines zoals de Kärcher schrobzuigmachines en geurbeheersingssystemen van Verdantix. Onze tool van CleanManager geeft direct inzicht in de werkzaamheden via een digitale checklist.
Soorten schoonmaak tijdens evenementen en vergaderingen
Elke setting vraagt om een andere aanpak. Hierbij zetten wij altijd in op maximale flexibiliteit en een professionele uitstraling.
- Reguliere schoonmaak: Gedurende het evenement ruimen wij afval, reinigen sanitaire voorzieningen en nemen tafels, stoelen en vloeren af. Perfect voor boardroom meetings of ontbijtsessies.
- Intensieve eindschoonmaak: Na afloop zorgen wij voor grondige reiniging, het legen van papierbakken, stofzuigen, dweilen en het weer in originele staat terugbrengen van alle ruimtes.
- Ad hoc schoonmaak: Onze mobiele schoonmaakteams staan stand-by om onverwachte ongelukjes direct op te lossen, bijvoorbeeld bij gemorste koffie tijdens een presentatie in de conferentiezaal.
- Desinfectie van veelgebruikte zones: Zeker in tijden van verhoogd ziekteverzuim of na evenementen met grote groepen (zoals hackathons van Dutch Innovation Park) voeren wij additionele desinfectierondes uit op aanraakpunten en in liften.
Innovatie en technologie in schoonmaakplanning
Professioneel schoonmaken tijdens bedrijfsevenementen betekent slim gebruik maken van technologie. Met behulp van sensoren in sanitaire ruimtes meten wij bijvoorbeeld het gebruik en optimaliseren wij het schoonmaakschema realtime. Onze partners, zoals FacilityApps en Nocore, leveren dashboards waarmee je alles in één oogopslag in beeld krijgt: van voorraadbeheer tot kwaliteitsscores van de hygiëne.
Er zijn oplossingen mogelijk voor ieder type kantoor, van historische panden aan de Herengracht tot hightech kantoren in Eindhoven Brainport. Dankzij deze technologie bespaar je kosten, verbeter je hygiëne en kun je eenvoudig rapporteren richting HR of management.
Tips voor de beste schoonmaak tijdens vergaderingen en events
- Informeer alle aanwezigen: Stimuleer gasten om afval in de juiste bakken te werpen en zorg voor voldoende visuele instructies op strategische plekken.
- Verdeel ruimten slim in: Richt lunch- of borrelplekken in bij makkelijk schoon te maken delen van het kantoor. Denk aan tegels of antislipvloeren, zodat na afloop met de i-mop schrobzuiger snel alles gereinigd is.
- Plan buffers in je tijdschema: Reserveer na elk sessieblok een kwartier voor onze schoonmakers, zodat het opfrissen van de ruimte geen vertraging oplevert voor een volgende meeting.
- Kies voor duurzame schoonmaakmiddel: Maak gebruik van Ecolab of Tana Green Care oplossingen die schadelijke stoffen vermijden en veilig zijn voor iedereen in de ruimte.
Wanneer schakel je professionele schoonmakers in?
Plan je een directievergadering van ASML, een personeelsfeest voor Randstad Groep of een internationale seminar? Professionele schoonmaak is dan onmisbaar. Van consultancy tot uitvoering: bij Schoonmaak Totaal coördineren wij samen met jouw eventteam de hele planning, inclusief lastminute-aanpassingen, zodat je zeker weet dat elke ruimte representatief, hygiënisch en fris achterblijft.
Binnen één werkdag regelen wij op basis van jouw wensen een maatwerkplanning en een overzichtelijke prijsopgave. Vraag nu een snel en vrijblijvend schoonmaakofferte aan voor jouw evenement of vergadering en ontdek het verschil van een vlekkeloze uitvoering!
Meest gestelde vragen
1. Hoe plan je schoonmaak het beste in tijdens kantoorevenementen of vergaderingen?
Plan je een evenement of vergadering op kantoor, dan is het slim om schoonmaakwerkzaamheden vooraf, tussendoor én direct na afloop te organiseren. Wij zorgen dat de koffievlekken, kruimels en sanitaire voorzieningen tiptop blijven rond drukke momenten. Door flexibele roosters en duidelijke afspraken mét medewerkers voorkom je rommel en hectiek.
Kies je voor een professionele aanpak, dan nemen wij van Schoonmaak Totaal alle zorgen uit handen. Denk aan inloop-schoonmaak, extra afvalrondes en het direct reinigen van vergaderruimtes, zodat alles representatief en hygiënisch blijft. Benieuwd naar continu schone werkplekken? Lees dan meer over onze wekelijkse schoonmaak service.
2. Welke schoonmaakmomenten zijn cruciaal tijdens een drukke werkdag met veel meetings?
Tijdens kantoorevenementen of vergaderingen zijn slimme schoonmaakmomenten essentieel voor een frisse indruk. Begin altijd met een grondige schoonmaak vóórdat gasten arriveren: tafels afnemen, toiletten nalopen en vloeren vegen. Tussen de sessies door voeren we korte opruimrondes uit; denk aan kopjes verzamelen, tafels afnemen en afvalbakken legen.
Na afloop zorgen wij voor een eindschoonmaak: glazen en servies opruimen, stoelen netjes zetten en tapijt vlekvrij maken. Zo blijft de kantoorlocatie uitnodigend en professioneel. Ontdek hoe jij grip houdt op blijvend schone ruimtes met een flexibel zakelijk schoonmaak abonnement.
3. Welke taken mogen niet ontbreken in een schoonmaakplan voor evenementen op kantoor?
In je schoonmaakplan mogen prullenbakken legen, tafels en stoelen afnemen, toiletten nalopen en het snel verwijderen van kruimels of morsingen niet ontbreken. Vergeet ook touchpoints zoals deurklinken en lichtknoppen niet voor betere hygiëne, zeker als er veel verkeer is. Wij zorgen altijd dat sanitaire ruimtes na ieder event weer fris zijn.
Onze experts adviseren ook om na een lange vergadering direct koffie- en cateringspullen af te ruimen, waardoor je voorkomt dat het zich opstapelt. Meer weten over speciale kantoorschoonmaak of maatwerk voor jouw evenementen? Vraag vandaag nog een vrijblijvende offerte aan voor een schoonmaak voorstel op maat.
